先给结论：三种"保护"别混
Excel 里至少有三种常被叫"加密/保护"的东西，效果完全不同：
| 方式 | 作用 | 算"加密"吗 |
|---|---|---|
| 打开密码 | 不输密码整个文件打不开 | 是（真加密） |
| 修改权限密码 | 可"只读"打开，改了得另存 | 半加密（防改不防看） |
| 工作表/工作簿保护 | 锁单元格、防误改结构 | 不是（只是防改） |
先记住一句话："保护工作表"≠"给文件加密"。工作表保护只是拦住别人改内容，文件照样能打开、照样能被复制走。真要"别人看不到数据"，必须设打开密码。别用保护当加密，结果文件发出去还是谁都能看。
什么是文件加密
Excel 的"用密码进行加密"是对整个文件做口令加密：文件保存时按你设的密码加密，下次打开由程序要求输入密码，密码不对就读不出内容。它保护的是"文件被打开"，不是"某张表被改"。
- 加密对象是整个工作簿文件，不是某个工作表或单元格。
- 密码强度取决于你设的口令：长一点、数字字母符号混用更安全；纯生日、"123456"这类弱口令容易被暴力破解。
- 加密和权限无关：只要拿到密码，任何人都能打开。它不是"只让某人看"，而是"有密码的人都能看"。
为什么要加密
- 含敏感数据：客户名单、工资、银行账号、合同金额等，落盘就要防泄露。
- 文件要外发/云盘存：邮件附件、网盘、U 盘都可能被截获，加密能兜底。
- 防误发：带打开密码的文件，即使错发也开不了，比"后悔撤回"靠谱。
- 合规要求：不少行业对含个人信息的表格有加密留存要求，设打开密码是最低成本的做法。
加密怎么操作
Office（Excel 2016 及以后）：文件 - 信息
- 打开要加密的表格，点左上角 「文件」。
- 选 「信息」（默认就在那），点 「保护工作簿」（或"用密码进行加密"）。
- 选 「用密码进行加密」，弹窗输入密码，确定。
- 再次输入确认一遍，点确定。
- 保存文件（Ctrl+S）。关闭后再打开就会要求输密码。
老版本 / 另存为路径：工具 - 常规选项
有些版本或想同时设"修改密码"时，用这条更顺：
- 「文件 - 另存为」，在保存对话框左下角点 「工具」 → 「常规选项」。
- 在"打开权限密码"填密码（即打开密码）；"修改权限密码"填另一组（可留空）。
- 确定后确认一遍密码，保存。
WPS 表格：文件 - 文档加密
- 点 「文件 - 文档加密 - 密码加密」。
- 设置"打开密码"和（可选）"再次输入以确认"，确定。
- 保存文件。WPS 也支持"高级"里设"可编辑/只读"区分，逻辑与 Office 修改密码一致。
关于功能入口的说明：具体菜单位置随 Excel / WPS 版本略有差异（如"保护工作簿"有的在"信息"页、有的在"审阅"页）。本文给出的是最常用路径，若你的界面不完全一致，可搜索"用密码进行加密"或在"文件 - 信息/选项"里查找。核心动作不变：设打开密码 → 保存。
关键设置：打开密码与修改密码
- 打开权限密码（必须记住）：不输就打不开文件。设完一定要保存到文件才生效，光设不保存等于没设。
- 修改权限密码（可留空）：填了之后别人打开会问"以只读方式打开，还是输入修改密码"。只读打开能看能复制，但保存会提示另存为。适合"给人看、不给人改"的场景。
- 两者可同时设：打开密码挡"看"，修改密码挡"改"，一套组合最稳。两套密码建议不同，方便分别告知查看者和编辑者。
- 取消密码：再用同样入口进"用密码进行加密"，把密码框清空确定并保存，下次就不需密码了。
- 区分 .xlsx 与老格式：现代 .xlsx/.xlsm 用 AES 加密；很老的 .xls（97-2003）加密算法弱、易被破，敏感数据请用新格式。
密码忘了，谁都救不了。Excel/WPS 的打开密码是本地加密，厂商不保存、也无法帮你找回。设完请立刻把密码记到可靠的密码管理器或告知相应负责人。丢了密码，文件内容基本永久无法恢复——这是加密最该敬畏的一点。
几个最容易翻车的坑
- 坑 1 · 设了密码没保存：对话框点了确定就以为加密了，结果没 Ctrl+S，文件仍是明文。→ 设完务必保存再关闭。
- 坑 2 · 把"工作表保护"当加密：只点了"保护工作表"，文件谁都能打开看全部内容。→ 要防看必须设"打开密码"。
- 坑 3 · 密码忘了：本地加密无找回通道，文件报废。→ 密码记到密码管理器，重要文件双人备份口令。
- 坑 4 · 弱密码："123456""生日"这类，专业工具可暴力破解。→ 用 8 位以上、数字+字母+符号组合。
- 坑 5 · 密码写进同一封邮件：把加密文件和密码放同一封邮件发，等于没加密。→ 密码走别的渠道（短信/微信/当面）告知。
- 坑 6 · 加密后不备份原文件：只留加密版，一旦文件损坏且无密码外备份，数据无。→ 加密文件也要有备份，且备份同样要妥善保管。
常见问题
设了打开密码，别人还能复制里面的内容吗？
能，只要他输入了正确密码打开文件，内容和普通文件一样可复制、可另存为不带密码的版本。打开密码只防"未授权的人看"，不防"已打开的人带走"。要限制转发，得靠别的权限管理手段，不是文件密码能解决的。
WPS 和 Office 加密的文件能互相打开吗？
能。双方都遵循通用的 Office 加密格式，用 WPS 设密码的 .xlsx，拿到 Excel 里输入同一密码也能开，反之同理。前提是文件格式都是现代 .xlsx，老 .xls 跨软件可能算法支持不一致。
只想"让人看不让改"，该设哪个？
两种选法：① 设"修改权限密码"（常规选项里填修改密码），对方打开时选"只读"即可看不可改；② 如果不想给打开密码，也可用"保护工作表/工作簿"锁结构，但注意这不是加密，数据仍可见可复制。要兼顾"防看"就上打开密码。
忘记打开密码，有什么办法找回？
正规途径没有。Excel/WPS 的打开密码是本地强加密，软件厂商不留存密码、也无法协助破解。市面上的"破解工具"多针对老 .xls 弱加密或靠暴力穷举，新格式基本无效且有安全风险。所以设密码那一刻就要把口令妥善保管，这是唯一可靠的办法。
.xlsx 和 .xls 加密有区别吗？
有。.xlsx 等现代格式用 AES 强加密，较安全；老版 .xls（97-2003）用的是弱算法，专业工具较易破解。含敏感数据的表格请保存为 .xlsx，并尽量用新版本软件加密，别用老格式存机密。